TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE REUNIÕES ONLINE

Trabalhar em Home Office não significa trabalhar sozinho. O isolamento físico não precisa, e não deve, se transferir para o ambiente virtual. Agora mais do que nunca precisamos no conectar com nossa equipe e ter uma comunicação cada vez melhor, principalmente durante as reuniões online.

Estamos acostumados com reuniões presenciais no escritório, mas para muitos é uma novidade fazer por vídeo conferência. Precisamos tomar alguns cuidados diferentes no meio digital para possibilitar uma comunicação mais fluida e sem ruídos, principalmente quando falamos com mais de uma pessoa.

Separamos algumas dicas para te ajudar a manter o contato com sua equipe! Confira!

Quando fazer uma reunião online?

Utilize as vídeo conferências para questões urgente, principalmente aquelas que precisam de uma decisão rápida. Se possível, alinhe o assunto do Call previamente por chat e verifique se seu colega poderá atende-lo naquele momento. Caso não possa, agende um horário bom para todos.

Sempre se questione se o assunto poderia ser tratado por um e-mail antes de marcar uma reunião. Se sua resposta for sim, prefira uma comunicação mais direta. Reuniões online são importantes, mas podem ocupar negativamente o tempo da equipe quando não se tem um objetivo claro.

Antes da reunião

• Defina o objetivo da reunião;
• Convide os participantes necessários;
• Após definir o objetivo, comunique-o aos seus participantes. É importante que todos estejam cientes para que possam contribuir.
• Do mesmo modo, defina com antecedência o horário de início e fim da reunião e se todos os participantes estarão disponíveis.
• Alinhe que ferramenta será utilizada para o Call. Assim todos podem se preparar e instalar a ferramenta, caso seja necessário.

Durante a reunião online

Inicie a reunião com assuntos mais leves. Todos estão passando por alguma dificuldade nesse momento, por isso torne o ambiente acolhedor e sempre abra espaço para todos falarem como estão se sentindo.

É importante repassar os tópicos que serão abordados para que todos fiquem cientes e acompanhem a reunião de forma mais organizada.

Se você for organizar a chamada, oriente os participantes a manterem não só câmera ligada como também silenciarem o microfone quando não estiverem falando. É importante abrir o espaço para discussão sempre que possível com o máximo de respeito e empatia.

Habilite a câmera

Estamos separados fisicamente, mas isto não quer dizer que precisamos nos isolar do contato humano. Em reuniões remotas, sempre que possível, ligue a câmera para interagir!

Esta é uma forma de diminuir nosso distanciamento e aumentar a confiança de toda a equipe. Lembre-se que parte da nossa comunicação é não verbal, isto é, é feita por gestos e expressões faciais, por isso é tão importante habilitar a câmera durante as reuniões.

Deixe o microfone no mudo

Sempre que outra pessoa estiver falando, deixe seu microfone no mudo. Desse modo, diminuímos o ruído e deixamos o som mais limpo para todos tornando as reuniões online mais produtivas.

Esteja presente

Ao participar de reuniões por call, esteja realmente presente nela! Evite distrações e concentre-se 100% no assunto tratado na conversa da mesma forma que você faria numa reunião presencial.

Então, nossa dica é fechar abas e aplicativos que possam te distrair durante a reunião. Afaste-se também das notificações do celular que podem atrapalhar sua concentração.

Depois da reunião

• Após finalizar a reunião, compartilhe com os participantes por e-mail ou outra ferramenta os principais pontos abordados na reunião e quais serão os próximos passos.
• Listem as ações e delegue as tarefas com prazos e responsáveis.
• Mantenha o acompanhamento da equipe através de e-mails ou chats.

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